Probleme und Ursachen analysieren mit der 5-Why-Methode

Die 5-Why- oder Warum-Methode (engl. Bezeichnung 5-Why-Methode) kommt aus dem Bereich Qualitätsmanagement und wird zur Ursache-Wirkung-Bestimmung genutzt. Es geht darum, mit fünf Warum-Fragen die Ursache für einen Defekt oder ein Problem zu analysieren. Mit dem Fragewort „Warum“ wird eine offene Frage gestellt, auf die eine umfangreiche Antwort zu erwarten ist. Das kann hilfreich sein, wenn es darum geht, Situationen zu beurteilen, Probleme zu analysieren oder Entscheidungen zu treffen.

Entwickelt wurde das effektive Verfahren zur Fehler-Ursachenanalyse (Root-Cause-Analysis) von dem Japaner Toyoda Sakichi, der ebenfalls die autonome Automatisierung bzw. das selbstständige Stoppen von Maschinen bei Problemen erfunden hat. Sein Sohn, der Gründer der Toyota Motor Corporation, nutzte das 5W-Prinzip später ebenfalls für die Automobilherstellung.

Die Zahl 5 ist lediglich ein Indikator für das mehrmalige Nachfragen, es können ebenfalls vier, sechs oder mehr Warum-Fragen gestellt werden. Wie die Anwendung der Methode erfolgen kann, zeigt das folgende Beispiel – die fristgerechte Fertigstellung von bestellter Ware ist in Gefahr:

1. Frage:
Warum kann die Ware nicht rechtzeitig fertiggestellt werden?
Antwort: Weil der Aufwand bzw. die benötigte Produktionszeit falsch eingeschätzt wurde.

2. Frage:
Warum wurde der Aufwand bzw. die Produktionszeit falsch eingeschätzt?
Antwort: Weil bei Produktionsbeginn nicht alle notwendigen Informationen verfügbar waren und der Kunde einen Änderungswunsch hatte.

3. Frage:
Warum standen bei Produktionsbeginn nicht alle notwendigen Informationen zu Verfügung?
Antwort: Es wurde keine angemessene Auftragsklärung durchgeführt.

4. Frage:
Warum wurde keine angemessene Auftragsklärung durchgeführt?

Antwort: Dafür war keine Zeit und es wurde vorausgesetzt, dass auch ohne Auftragsklärung die Produktion rechtzeitig fertig werden würde.

5. Frage:
Warum war keine Zeit für eine Auftragsklärung vorhanden?
Antwort: Weil die vorherige Produktion in Verzug geraten war.

Was lässt sich aus dem vorgenannten Beispiel erkennen?

• Fünf Warum-Fragen reichen nicht immer aus, um ein Problem zu analysieren.
• Es gibt oft mehr als eine Antwort und verschiedene Ursachen.
• Das Warum der zweiten Frage resultiert aus der Antwort auf die erste Frage usw.
• Es gibt keine Garantie, dass die im Beispiel genannte, offensichtliche Lösung, das Problem wirklich löst. Es könnten sich ebenso weitere Änderungen ergeben, wie das Fehlen wesentlicher Punkte in der Auftragsklärung, die für eine fristgerechte Produktion nötig wären.

Vorteile der 5-Why-Methode

• Das mehrfache Nachfragen schlüsselt das Problem auf und macht die Ursache erkennbar. Es wird nicht nur das akute Problem gelöst, sondern auch an der Ursache gearbeitet, sodass Wiederholungen in Zukunft vermieden werden können.
• Die 5W-Methode kann flexibel in nahezu allen Bereichen angewandt werden. Sie lässt sich innerhalb einer Problem-Situation für mehrere Aspekte gleichzeitig einsetzen, und zwar so lange, bis die Ursachen ersichtlich werden.
• Das Problem bzw. die Ursache werden sachlich und professionell analysiert, sodass Vermutungen oder persönliche Perspektiven ausgeschlossen werden und keine Rolle spielen.

Nachteile der 5-Why-Methode

• Die 5-Why-Methode lässt sich zwar hervorragend für die Ursache-Wirkung-Bestimmung einsetzen, jedoch gilt das nicht für komplexe Situationen. Es besteht nicht immer eine Verbindung zwischen Ursache und Wirkung. Sobald das der Fall ist, führen Warum-Fragen meistens nicht zu lösungsorientierten Antworten.
• Auch wenn das Stellen von Warum-Fragen verschiedene Ursachen erkennen lässt, ist das keine Garantie dafür, dass auch wirklich alle Ursachen erkannt werden.
• Warum-Fragen sollten nicht wahllos, sondern wertschätzend gestellt werden. Es bedarf schon einer gewissen Empathie und Vorbereitung. Damit die 5-Why-Methode nicht kontraproduktiv wirkt, sollte stets darauf geachtet werden, dass keiner sich angegriffen oder genervt fühlt. Empfehlenswert ist es, Vorgesetzte und Mitarbeiter durch ein Coaching mit 5W vertraut zu machen oder einen Moderator einzusetzen.