Projektsteckbrief
Ein Projektsteckbrief beinhaltet eine übersichtliche Zusammenfassung des Projektes und zeigt wichtige Details. Häufig wird dafür ein Formblatt benutzt, das entsprechend im jeweiligen Unternehmen erstellt wurde. Andere Bezeichnungen, wie Projektauftrag, -antrag, One Pager oder Project Charter, sind ebenfalls geläufig und variieren je nach Branche und Land. Warum ist ein Projektsteckbrief wichtig und wie wird die praktische Übersicht am effektivsten genutzt?
Vorteile des Projektsteckbriefes:
- Übersicht über die wichtigsten Punkte eines Projektes
- Ein Überblick ist in jeder Phase des Projektes verfügbar
- Gewährleistet, dass nichts vergessen wird
- Dient dem Verständnis zwischen Auftraggeber und Projektteam
- Zeitersparnis durch ein individuell erstelltes Formblatt.
Tipp: Ein Formblatt kann, mit Unterschrift der verantwortlichen Person, auch als offizielles Formular, zur Freigabe eines Projektes, benutzt werden. Das ist, geschäftlich oder privat, eine gute Möglichkeit, um sich abzusichern.
Was sollte ein Projektsteckbrief beinhalten?
Ein Projektsteckbrief sollte möglichst stichwortartig formuliert werden und nur eine Seite ausfüllen. Jedes Projekt ist individuell, deshalb gibt es keine allgemeine Vorlage. Folgende Informationen sollten unbedingt in einer Projektübersicht genannt werden:
- Beschreibung des Projektes (Inhalt, wichtigste Aktivitäten)
- Ziel des Projektes (Details, gewünschtes Ergebnis)
- Projekt abgrenzen (was soll auf jeden Fall nicht erreicht werden)
- Beteiligte Personen (Projektleiter, Team, Kunde, Investor etc.)
- Termine (Fertigstellung, wichtige Meetings etc.)
- Kosten (anfallende Ausgaben, Budget)
- Risiken (unerwartete Zwischenfälle, die das Projekt negativ beeinflussen können)
Tipp: Es ist empfehlenswert, auch folgende Punkte in einer Projektübersicht zu nennen. Sie werden oft vergessen oder als unnötig befunden, sind jedoch für das Verständnis wichtig. Besonders, wenn das Projekt von Außenstehenden genehmigt wird und die Finanzierung davon abhängt, sollten folgende Informationen zur Verfügung stehen:
- Hintergrund des Projektes (warum wird es durchgeführt)
- Gewinn bzw. Nutzen (für das Unternehmen/die Person)
- Welche Verbesserungen werden für das Unternehmen/die Person erreicht?
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